Электронный архив
В Кадастровой палате рассказали про возможности электронного архива.
В Кадастровой палате по Тамбовской области активно ведется работа по переводу накопленного бумажного архива в электронную форму. Так учреждение стремится с помощью современных цифровых технологий повысить эффективность труда и качество предоставления государственных услуг. Начальник отдела ведения архива региональной Кадастровой палаты Юлия Гавриленко рассказала о преимуществах электронного хранения документов.
Одними из основных направлений деятельности Кадастровой палаты является осуществление отдельных полномочий в сфере кадастрового учета земельных участков и объектов капитального строительства, а также предоставление сведений и копий документов по запросам физических лиц, юридических лиц, нотариусов, правоохранительных органов и других заявителей, предусмотренных действующим законодательством.
Чтобы выполнить эти задачи, специалистам отделов требуются документы кадастровых и реестровых дел, хранящихся в архиве. Сотруднику отдела ведения архива после получения соответствующего запроса от специалиста необходимо найти в бумажном архиве нужное дело, отсканировать его, составить внутреннюю опись на документы, передать сотруднику другого отдела. Этот процесс отнимает много времени, что приводит к увеличению срока принятия решения по заявлению и, соответственно, увеличивает срок ожидания для заявителя.
- Хранение документов в специально отведенном помещении также требует серьезных материальных затрат. Всегда существует риск порчи или утраты важных документов. Принимая во внимание тот факт, что часто необходимый для принятия решения по заявлению документ хранится только в архиве, то его порча или утрата могут помешать специалисту принять верное решение и лишить заявителя возможности реализовать свои права, – говорит Юлия Гавриленко. – Бумажный документооборот замедляет работу отделов и снижает ее эффективность. Эти несовершенства бумажного архива продиктовали необходимость перехода к электронному архиву, который по сравнению с бумажным имеет ряд преимуществ.
Электронный архив не требует площадей для хранения документов. На данный момент площадь архивных помещений в региональной Кадастровой палате занимает почти 470 кв. м., а электронный архив хранится в виртуальном пространстве и копируется на жесткий диск небольшого размера. Копирование информации гарантирует сохранность всех электронных образов даже при системных сбоях.
Кроме того, информация надежно защищена. Электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности при их передаче, транспортировке, либо по причине воздействия окружающей среды (пожар, наводнение и т.п.). Таким образом, все документы будут доступны для работы в любое время и защищены от порчи в процессе устаревания бумажного носителя.
При наличии электронного архива не нужно искать дела на полках среди множества документов, достаточно воспользоваться виртуальным поиском и получить искомый результат менее чем за минуту. Соответственно, срок принятия решения специалистом уменьшается, а это может уменьшить срок получения государственной услуги заявителем.
В учреждении создана единая база данных, которая содержит образы кадастровых дел, переведенных в электронную форму работниками отдела ведения архива. Единая информационная база оптимизирует работу отделов, ускоряя доступ к нужной документации. Любой сотрудник другого отдела при необходимости может зайти со своего рабочего компьютера в электронный архив и посмотреть необходимые документы. Благодаря этому экономится много времени.
На начало января 2022 года в региональной Кадастровой палате в электронную форму переведено почти 65% от общего количества бумажных кадастровых дел, находящихся на хранении в архиве. Это уже дает свои результаты в виде уменьшения сроков предоставления государственных услуг, а также упрощения подачи обращений посредством различных электронных сервисов и порталов. Таким образом, хранение документов в электронном виде имеет больше преимуществ, чем традиционные бумажные архивы.
Пресс-служба Управления Росреестра по Тамбовской области
