Цифровизация архива
Для чего нужна цифровизация архива, рассказали в Кадастровой палате Тамбовской области.
Тот факт, что всем организациям со временем придется перейти на «электронный документооборот» сегодня уже не вызывает сомнений. Более того, это становится реальностью. Именно поэтому в Кадастровой палате Тамбовской области активно проводится работа по переводу накопленного «бумажного архива» в электронную форму. Как с помощью современных цифровых технологий в ведомстве стремятся повысить эффективность труда и качество предоставления государственных услуг, рассказала Юлия Гавриленко – начальник отдела ведения архива Кадастровой палаты Тамбовской области.
Одним из основных направлений деятельности региональной Кадастровой палаты Росреестра является предоставление сведений Единого государственного реестра недвижимости и копий содержащихся в нем документов по запросам физических и юридических лиц, нотариусов, правоохранительных органов и других заявителей, предусмотренных действующим законодательством. Чтобы выполнить эти задачи, специалистам отделов требуются документы, содержащиеся в кадастровых и реестровых делах.
- Такие документы хранятся в архиве Кадастровой палаты. Сотруднику отдела ведения архива после получения соответствующего запроса от специалиста другого отдела, необходимо найти в бумажном архиве нужное дело, откопировать его, составить внутреннюю опись на документы и передать запросившему сотруднику. Этот процесс отнимает много времени и приводит к увеличению срока рассмотрения запроса, соответственно, увеличивает срок ожидания для заявителя, – отмечает эксперт.
Кроме того, хранение документов в специально отведенном помещении требует серьезных материальных затрат. Всегда существует риск порчи или утраты важных документов. Принимая во внимание тот факт, что часто необходимый для принятия решения по заявлению документ хранится только в архиве, его порча или утрата могут помешать специалисту Кадастровой палаты Росреестра принять верное решение и тем самым лишить заявителя возможности реализовать свои права. Бумажный документооборот замедляет работу отделов и снижает ее эффективность. Эти несовершенства бумажного архива продиктовали необходимость перехода к электронному архиву, который по сравнению с бумажным имеет ряд преимуществ.
Электронный архив не требует площадей для хранения документов.
На данный момент площадь архивных помещений в региональной Кадастровой палате занимает почти 470 квадратных метров, а электронный архив хранится в виртуальном пространстве и копируется на жесткий диск небольшого размера. Копирование информации гарантирует сохранность всех электронных образов даже при системных сбоях.
Информация в большей степени защищена профессионально.
Электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности при их передаче, транспортировке, либо по причине воздействия окружающей среды (пожар, наводнение и т.п.). Таким образом, все документы будут доступны для работы в любое время и защищены от порчи в процессе «устаревания» бумажного носителя.
Быстрый поиск нужного документа.
При наличии электронного архива не нужно искать дела на полках среди множества документов, достаточно воспользоваться виртуальным поиском и получить искомый результат менее чем за минуту. Соответственно срок принятия решения специалистом уменьшается, а это в свою очередь может уменьшить срок получения государственной услуги заявителем.
Единая информационная база оптимизирует работу отделов, ускоряя доступ к нужной документации.
В Кадастровой палате Тамбовкой области создана единая база данных, содержащая образы кадастровых дел, переведенных в электронную форму сотрудниками отдела ведения архива. Любой сотрудник другого отдела при необходимости может зайти со своего рабочего компьютера в электронный архив и посмотреть необходимые документы. Благодаря этому экономится много времени.
Как видно, хранение документов в электронном виде имеет гораздо больше преимуществ, чем традиционные бумажные архивы. На данный момент в региональной Кадастровой палате в электронную форму переведено 50,6 % (около 221 000) от общего количества бумажных кадастровых дел, находящихся на хранении в архиве, что уже дает свои результаты в виде уменьшения сроков предоставления государственных услуг, а также упрощения подачи обращений посредством различных электронных сервисов и порталов.
Пресс-служба Кадастровой палаты Тамбовской области
