Бумажный или электронный архив? В Роскадастре по Тамбовской области рассказали, что удобнее для заявителя
В силу различных обстоятельств человеку может потребоваться получить сведения из Единого государственного реестра недвижимости о принадлежащем ему объекте недвижимости в виде копии документа, хранящегося в реестровом деле.
Начиная с 2023 года в филиал ППК «Роскадастр» по Тамбовской области были переданы полномочия по ведению и хранению всех бумажных архивов реестровых дел. При этом может возникнуть вопрос, что же лучше электронный или привычный бумажный архив. И. о. начальника отдела ведения архивов и фондов филиала ППК «Роскадастр» по Тамбовской области Любовь Молочнова рассказала о характеристиках двух архивов.
При хранении документов в бумажном виде всегда существует риск порчи или утраты важных документов, которые иногда хранятся в единственном экземпляре в архиве. Бумажный документооборот замедляет работу структурных подразделений и снижает ее эффективность.
Эти несовершенства бумажного архива продиктовали необходимость перехода к электронному архиву, который, по сравнению с бумажным имеет следующие преимущества:
- электронный архив не требует площадей для хранения документов, а резервное копирование информации гарантирует сохранность всех электронных образов даже при системных сбоях.
- информация профессионально защищена. Электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности, при их передаче, транспортировке, либо по причине воздействия окружающей среды (пожар, наводнение и т.п.). Таким образом, все документы будут доступны для работы в любое время и защищены от порчи в процессе устаревания бумажного носителя.
- быстрый поиск нужного документа, что в свою очередь может уменьшить срок получения государственной услуги заявителем.
- единая информационная база оптимизирует работу отделов, ускоряя доступ к нужной документации.
Кроме того, перевод бумажных реестровых дел в рамках реализации мероприятий государственной программы Российской Федерации «Национальная система пространственных данных», утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2148, дает свои результаты в виде уменьшения сроков предоставления государственных услуг, а также упрощения подачи обращений посредством различных электронных сервисов и порталов.
Также отметим, что электронный образ бумажного документа, полученного заявителем, зачастую имеет лучшее качество отображения информации по сравнению с бумажной копией того же документа.
Таким образом, хранение и получение сведений в электронном виде имеет гораздо больше плюсов, чем бумажный документооборот.
И. о. начальника отдела ведения архивов и фондов филиала ППК «Роскадастр»
по Тамбовской области Любовь Молочнова
